主管各一份；二阶文件分发总经理、厂长、经理、各部门主管一份；三、四阶文件分发各相使用关部门。

7.5 外来文件之管理：

7.5.1各部门负责收集相关国家、国际标准的最新版本，由文控中心编号并统一管理，由文控中心编制《外来文件一览表》，下发相关部门，相关部门领用标准时需填写《文件和数据领用申请单》经文控中心批准后加盖红色“外来文件”章后进行发放，并作好签收记录。

7.5.2外来文件和数据直接引用作为采购、生产、检验、校验等的依据时，需经总经理、批准，由文控中心列入《外来文件一览表》，分发管理同7.5.1，其余外来文件和数据由相关部门自行编号管理。

7.6文件之使用：

7.6.1各部门使用之文件副本，需与文控中心之正本同一版本。文控中心每三个月分发一次《文件最新状况一览表》给相关部门核对版本，以确保文件使用之有效性。如有不符应反馈文控中心。

7.6.2文件应保持整洁不允许有涂改现象，并避免受潮，若不慎污损、不易阅读、丢失或需补发之情形发生，应开立《文件和数据领用申请单》经部门主管审核后向文控中心申请补发。

7.6.3受控性文件之保管人或使用人离职时，应要将文件移交代理人或部门负责人。

7.7文件之保存：

7.7.1使用中或已废止之正本文件统一由文控中心收存。